Databehandlingsaftale.
Dataansvarlig
Frederikshavn Skyttekreds Søndermarksvej 5
9300 Sæby
Databehandler
SKStyring
Anton Christensen CVR: 40245707
Aftalens baggrund
Baggrunden for aftalen er, at databehandleren behandler personoplysninger for den dataansvarlige. Aftalen fastlægger de forpligtelser, der relaterer sig til behandlingen og beskyttelsen af personoplysningerne.
Den dataansvarlige har i forhold til de registrerede personer ansvaret for overholdelse af lovgivningen, men kan rejse krav mod databehandleren, såfremt brud på lov.
Behandling efter instruks
Databehandleren i enhver henseende at behandle personoplysninger i overensstemmelse med persondataforordningen og kun med de formål og på en sådan måde, som fremgår af denne databehandleraftale.
Formålene med behandlingen
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
• Den dataansvarliges medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Køb af ydelser og varer i foreningen
• Administration af medlemmets relation til den dataansvarlige
• Logning af personlige oplysninger på medlemmer og gæster ved udlån af foreningsvåben
2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter hos den dataansvarlige • Udbetaling af kørselsgodtgørelse samt udlæg
Den dataansvarlige har ansvaret for at henvendelser fra de registrerede personer angående deres rettigheder håndteres.
Databehandleren handler alene efter instruks fra den dataansvarlige. Instruksen er indeholdt i denne aftale.
Kategorier af registrerede
Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:
• Medlemmer i foreningen
• Kassevagter / Brugere af SKStyring
Genstanden for behandlingen og typen af oplysninger
Databehandleren behandler både almindelige oplysninger og de typer af oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger m.v.), og skal behandle alle personoplysninger strengt fortroligt. Databehandleren har alene ret til at behandle personoplysninger til de ovennævnte formål.
Databehandleren skal behandle følgende personoplysninger: 1) Medlemsoplysninger:
– Almindelige personoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, skyttenummer.
– Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
Den dataansvarlige har selv mulighed for at opbevare CPR-numre i medlemslisten, men dette er ikke standard hos databehandleren og opbevaring af disse frarådes af hensyn til personsikkerhed. Det anbefales at kun formanden har adgang til CPR-numre.
2) Oplysninger om brugere i SKStyring:
– Almindelige personoplysninger:
Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse, samt bankkontonummer.
Etablering af passende sikkerhedsforanstaltninger
Databehandleren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondataforordningen og lovgivningen i øvrigt.
Databehandleren må til varetagelse af sine opgaver i henhold til denne aftale alene benytte personer, der er underlagt en fortrolighedsforpligtelse.
Databehandleren skal overordnet set bistå den dataansvarlige med at opfylde dennes forpligtelser over for den registrerede. Dette indebærer bl.a., at databehandleren på den dataansvarliges anmodning skal give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet samt sikre, at der kan ske rettidig anmeldelse af sikkerhedsbrud til Datatilsynet.
Opbevaring af data (Underdatabehandlere)
Al data opbevares hos Simply.com i sikret database med løbende backup.
Backup slettes efter 1 måned, da data på disse herefter anses for forældet og der derfor ikke er et anerkendelsesværdigt formål med opbevaringen.
Data om medlemmer videregives ikke til tredjepart. Dog anvendes følgende tredjepart som opsamler
informationer om kassevagt/Brugere i SKStyring: • Simply.com
• Google Analytics
Følgende informationer opsamles om brugere af SKStyring:
• IP-adresse, browser/browserversion, sessionsvarighed, geografi, samt færden på hjemmesiden (klik på links osv).
De opsamlede informationer anvendes til optimering og forbedring af SKStyring.
Varigheden af behandlingen
Denne aftale gælder, så længe databehandleren behandler personoplysninger for den dataansvarlige i henhold til parternes særskilte aftale om system, ydelser, betaling m.v. Databehandleren skal på den dataansvarliges anmodning og efter dennes valg slette eller tilbagelevere de behandlede personoplysninger ved den nævnte aftales ophør.
Databehandleren kan alene antage en underdatabehandler ved at indhente et forudgående skriftligt samtykke fra den dataansvarlige.
Databehandleraftale hentet fra SKStyring den 30/01-2024 kl. 19:28